手ぶら登園保育コラム

保育園の運用に役立つ情報を発信

業務効率化 どんな工夫をしてますか?ぬくもりのおうち保育園に聞きました。

業務効率化 どんな工夫をしてますか?ぬくもりのおうち保育園に聞きました。

「保育士は残業が多い」というイメージはありませんか?もちろん園によって状況は異なりますが、保育士は保育以外にも様々な業務があるため、どうしても業務量が多くなりがちです。

保育の他にも、保護者対応や事務作業、掃除…どれも大切な業務ではありますが、できるだけ子どもたちのために時間をとり、なおかつ残業をなくしたいという思いを抱いてる方は多いはず。そのためには業務効率化に取り組み、上手く仕事量を調整していくことが重要です。

そこで今回は、業務を効率化できるように工夫していることについて、ぬくもりのおうち保育園の園長先生に聞いてみました。

アンケート結果を類型化し、代表的な意見と共にランキング形式でご紹介します。
※アンケートの回答内容を掲載するにあたり、文意を損なわない範囲で修正を加えています。

1位:やるべきことを書き出す

やるべきことをメモやホワイトボードに書き出し、一目で分かるように業務を可視化しているという方はたくさんいるようです。
あらかじめやることをリスト化してスケジュールを組んでおけば、作業漏れもなく効率的に仕事が行えそうですね。

また、保育士同士が現在の業務内容を把握していれば、手が空いた時にサポートに回りやすくなるので、ミスや負担軽減にも繋がります。

自分の中でやることリストを作り、日にちを設定して計画的に業務を行っています。

自分のやらないといけないことがわかるように、簡易的なリストを作っています。

時間が空いた際に、するべき仕事をメモに書いて見える所に貼り、みんなで協力できるようにしています。一人で一つではなくみんなで一つの完成を目指しています。

前日などにやるべきことをメモしておき、計画的にできるようにしています。

同じ作業が重ならないように声を掛けあったり、それぞれの保育士がどんな仕事をしているか把握出来るようにホワイトボードに書き出しています。

付箋のTo Do リストを用い、片付いたものからどんどん捨てています。一目で何の作業が残っているのかわかるので仕事が捗ります。

2位:役割分担を行っている

保育士には様々な業務があります。「雑務のせいで本来やるべき仕事がなかなか進まない」という状況に陥ることは珍しくありません。
そのような業務負担の偏重を軽減するため、保育士一人ひとりに業務担当を決めて業務を回している、という意見が多くありました。

役割分担をすることで一つひとつの業務に集中できるようになるのはもちろん、与えられた仕事への責任感や完遂するための計画性を養うこともできるので、業務効率化には欠かせない取り組みですね。

一人に負担がかかりすぎないように、リーダー、サブ、午睡チェック、掃除などの担当をみんなで回しています。

それぞれが見通しを持って計画を実行できる事、責任感を持つ事を狙い、「保健」「防災」「食育」「環境」4つの係を設置し、1年を通して係の仕事に専念してもらいます。

年度始めに各業務担当を決めています。それぞれの仕事内容と期日を把握しチェックリストに書き出して、出来たらチェックを入れています。

書類や製作などは各月、担当を決めて行っています。

保育に関しては週のリーダーだけを決めて行っていましたが、リーダー以外の先生の業務に偏りを感じました。そのため、サブリーダーと補助の先生も決め、それぞれの業務を明確にするようにしました。

それぞれの先生の得意なものを理解して適材適所に仕事を振り分けています。皆への声掛けを大事にして、他の先生が何をしているかを全員が把握できるようにしています。

3位:業務に関する情報をみんなで共有する

1位の「やるべきことを書き出す」に通じる部分もありますが、子どもの様子や保護者対応、業務についてなどを全員が把握できるようにしておくことも大切です。

カレンダーや日誌、ホワイトボードなどに書いたり、朝礼や昼礼のタイミングで全職員に伝達したり…情報の共有化をしておくことで職員同士が協力しやすくなります。
特に子どもや保護者に関する重要な事項などは、しっかりと伝えておかないと大きなトラブルに繋がるかもしれません。

効率的に情報を共有化する体制を整えて、伝達漏れを防げるようにしておきたいですね。

降園時に保護者へ伝える事など、伝達事項は朝のおやつ時に職員全体に伝えています。その後、保護者対応が必要になった事については、昼礼で伝えています。

必要なものがすぐ手にとれるように配置し、”今誰が何をしているか”がわかるように、常に声に出してみんなが把握できるようにしています。また、今日やりたい仕事を朝のうちに全職員に伝えておき、みんなで協力して済ませるようにしています。

全職員が全園児の連絡帳に目を通し、情報の共有化を図っています。

やるべき事を共有し、コミュニケーションを取りながら優先順位をつけて、手が空いた人から取り組めるようにしています。

朝礼、昼礼は伝達をするため必ず行うようにしています。また、カレンダーに事務連絡や提出日等の必要事項を記載し、全員が把握出来るようにしています。

クラス別の日誌には、早番が預かり時に保護者から聞いた話、保育中の記録(すり傷、けんか、食欲など)を記入するようにしてます。遅番はこれを読んでから入るようにし、保護者のお迎え時にも、保護者さんと日誌を見ながら今日の話ができるようにしています。

4位:時間を有効活用する/時間を決めて行う

保育士の業務のうち、残業の要因として挙げられることが多いのが事務作業です。子どもがいる日中はなかなか時間がとれず、残業や持ち帰り仕事が増えてしまうことに悩まされる方も少なくないでしょう。
そんな状況を少しでも減らすために、人員に余裕があるタイミングで事務作業を行ってもらう・事務作業を行う時間を確保する、などの取り組みが行われています。

また、作業や会議の時間がついつい長くなりがちなのも悩みの種ですよね。「何時まで」と時間を区切っておくことで、限られた時間を有効的に使うことができるでしょう。

会議時間は長くならないように時間を決めて行い、書面で済むことは申し送りノートを活用しています。

もちろん子どもたちが一番ですが、その時その時の自分がやるべき最優先事項は何かを常に考えて動くように働きかけています。(私自身の課題でもありますが)

昼礼は時間を決めて(毎日10分など)だらだらとした会議にならないように心掛けています。また、朝夕の子どもの少ない時間に書類等の作成を行い、時間を有効に使えるようにしています。

連絡帳を書く時間や職員会議などは先に時間を決めておいて、その時間を過ぎないようにしています。「目に見える化」で目に入る場所に月のスケジュールボードを置き、そこに予定や期限を書き出しています。

子どもを見る人数が十分であれば、必要な事務関係や製作の準備等を一人の職員に対応してもらうようにしています。

給食の介助に園長が入り、その間に職員の一人は保育を抜け、連絡ノートを記入してもらうようにしています。また、早番遅番の回数をできる限り平等にし、製作準備や書類などの業務の時間をみんなが取れるようにしています。

その他の意見

これまで紹介した以外にも様々な意見を頂きました。
その他の意見について、いくつかご紹介させていただきます。

シフトを組む時、休みたい希望日があるか職員に必ず聞きます。仕事は皆がんばってくれているので、心のケアでストレスがたまらないようにリフレッシュできることを優先するようにしています。業務の効率化を上げるには、不平、不満が出ないようにすることだと思うので、常に職員の表情、体調は目や会話で確認するようにしています。

寝かしつけの時には必ず園長がフォローに入り、抜けられる人からどんどん休憩をとるようにしています。早くから休憩に入る事で、早く仕事に戻り、お昼の時間を有効に仕事時間として使えるようにしています。

シフトはその日の保育リーダーを早番にし、誰がリーダーなのかが一目でわかるようにしています。保育の統一化を図り、見通しを持って行動ができるようにしています。

園だよりは毎月交代で書くようにしています。シフトの組み立てはなるべく週6にならないよう、休みなどを上手く入れて工夫しています。

出勤した職員全員に今日の予定(保育、シフト、子どもの登降時間など)の把握をしてもらっています。先を知っていると次にどう動いたらいいかわかってもらえるので。また、保護者に1ヶ月の予定表を出してもらっています。(平日休まれる方のみ)

業務を前倒しで早めに行っていき、締切日前日に最終確認をするようにしています。

おむつに関する業務を効率化するために「手ぶら登園」を導入

今回アンケートにご協力いただいたぬくもりのおうち保育園では、業務効率化の取り組みの一つとして「手ぶら登園」を全園で導入しています。
「手ぶら登園」は、定額制でおむつ・おしりふきが何枚でも使い放題になるサービスです。おむつが直接園に届くため、保育士側の管理が楽になるのはもちろん、保護者によるおむつ準備の手間もなくなります。

おむつ管理の方法は園によって異なりますよね。ぬくもりのおうち保育園では園児毎にかごを用意したり、ロッカーを分けるといった管理をしていたそうですが、残り枚数の把握などが大変だったそうです。

しかし、手ぶら登園導入後はサイズのみで分けるだけで済むようになったため、おむつ管理がぐっと楽になったとのこと。
保護者からの反応も良く、子どもたちが自分でおむつを取りに行けるようになった、などの嬉しい変化も起きたそうです。

>>手ぶら登園の資料をダウンロードする

まとめ

保育士の仕事はただ子どもを見るだけではありません。子どもの成長を支え・見守るのはもちろん、安全・安心に過ごせる環境を整えたり、子育てに関する保護者の悩みに寄り添ったりなど、専門的な知識と適切な対応が求められます。
また、日々の保育以外にも、園の清掃や日誌・連絡帳の記載、保育計画の作成、行事や製作物の準備などたくさんの業務があります。

残業や持ち帰り仕事を減らし、子どもと関わる時間を少しでも長くとるため、業務効率化はどの園でも重要な課題とされています。

今回のアンケートで頂いたような意見はもちろん、昨今ではICTシステムや手ぶら登園をはじめとする保育士の業務負担を減らす外部サービスも増えてきました。

どの方法も園によって合う、合わないがあるので、様々な方法を試して効率化の方法を追求していきましょう。

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